Webs hechas totalmente en Flash se venden con facilidad a un público inexperto. Sin embargo, desde el punto de vista empresarial, una web hecha totalmente en Flash es una mala inversión por varios motivos. Aquí espero dar a los no-expertos algunas ideas sobre cómo se debe, y no se debe, usar Flash en la web.

En términos muy generales, el Flash destaca como herramienta para:

  • experiencias inmersivas (mundos virtuales)
  • realizar tareas concretas (aplicaciones: vídeo juegos, mapas, etc.)
  • reproducir vídeo

Y suspende cuando se usa para:

  • catalogar/clasificar información
  • manejar datos en general
  • publicar textos (que viene a ser un manejo de datos)

Yo creo que mucha de la confusión sobre Flash viene a raíz del mismo nombre. Flash es una herramienta para crear animaciones, películas, y otras herramientas. Muchos de los efectos especiales se pueden conseguir con otras herramientas, pero en el fondo, si uno pretende tener una web “profesional”, antes de pedir una web con muchos colores y movimiento, el cliente debería preguntarse por qué…

De nuestro proceso de diseño web:

“Diseño web es una mezcla de los siguientes ingredientes: diseño gráfico, arquitectura de la información, usabilidad, accesibilidad, y optimización de cara a los buscadores (search engine optimization – SEO). Para lograr que un visitante responda de una manera predecible hay que tener en cuenta estos 5 factores a la hora de crear el diseño, y no sólo pensar en el diseño gráfico.”

Pero todo esto no me lo invento yo. Lo dicen muchas otras personas (expertas en el tema):

Pero el principal motivo del fracaso de la mayoría de las webs no es el uso, ni abuso, de Flash sino la falta de definir los objetivos empresariales de una web en términos concretos antes de iniciar la creación de dicha web.

Es decir: antes de contratar la creación de una web, siéntate y pregúntate qué esperas que la web te produzca en euros, contactos nuevos, imágen, etc. Una vez sepas en términos concretos qué esperas de la web, sabrás el valor que tiene (cuánto invertir) y con el tiempo podrás juzgar si la web ha logrado los objetivos o no. Esto es el primer paso de nuestro proceso de desarrollo web. Se supone que es sentido común, pero en mi experiencia, los clientes se dejan vender por los ojos, y no por el bolsillo como hacen los buenos empresarios.

Nada más darle la enhorabuena a la biblioteca de Santa Lucía por su iniciativa de instalar una red WiFi para los usuarios y aunque no lo dice el artículo publicado en La Provincia del 8 de mayo de 2007, sé de buena fé que nuestro empleado, José Juan Rodríguez, tuvo algo que ver con el éxito citado. De hecho, José ha colaborado en un par de proyectos de instalación de redes WiFi y pronto se le podrá llamar “experto” en el tema.

Red WiFi de la biblioteca de Santa Lucía

(I am “reposting” this because I found a great link, near the bottom, and because I don’t think this got enough air-time the first time I posted it.)

“Every serious book of nonfiction should have an index if it is to achieve its maximum usefulness. A good index records every pertinent statement made within the body of the text. The key word here is pertinent.” (18.1, p. 512, The Chicago Manual of Style 1982)

A web page is a document and a web site, a book. Books go through a process of editing: several drafts are written before the final draft, and several proofs may be produced before the book is sent to the press for mass reproduction. At one point in the process, an index is created to facilitate finding the information a reader is looking for.

In brief, the Indexer (the person creating the index) makes annotations on a proof of the book about what should be indexed and how. They even include a “header” section with data about the context of the document, or general document-wide indexing information (page, chapter, date of publication, etc.).

Here is a sample of how books are marked up for indexing (The Chicago Manual of Style 1982):

Sample of markup for indexing

The figures, lines, colons, and other annotations all have very specific meaning, but that is not what concerns us here. The point is some effort is made to objectively indicate what pieces of the text are considered important and how they relate to each other. This is a standard practice in manuscript and book publishing. If you want to maximize your web site’s usefulness, it should be a standard practice in web site publishing for any serious, nonfiction site.

What Is HTML?

The original intention of HTML was to allow scientists to share academic articles with some sort of search and retrieval capabilities to aid in finding articles that referenced their work, among other things. To accomplish this, web page documents are annotated in a fashion similar to the sample shown above. The annotations are known as “markup” from the verb “to mark up” and look similar to this: [title]Chocolate Chip Cookies in 10 Minutes[/title].

Hyper Text Markup Language is the term used to refer to this type of markup (“hyper text” = text that links to other text, a third dimension to a linear experience). The goal of HTML is to aid the retrieval of manuscripts from immense information systems, but historically HTML has been (ab)used primarily to aid the presentation (formatting) of a document. HTML optimized for indexing by the search engines is hard to produce. Most “modern” web pages are either missing such markup or the markup is inaccurate, which may be worse. A common example of inaccurate markup are web sites that have the same title for every page.

Many HTML editors provide the ability to include some of this markup in your documents. Markup that is strictly for formatting may make indexing more difficult and should be implemented via other means, typically Cascading Style Sheets (CSS).

A good document index communicates the internal document structure to the search engines. Specifically, it communicates which parts are titles, subtitles, word emphases, citations, diagrams, tables, etc. This is where it gets difficult: How do you know what sections need to be identified and how to identify them? What Mark Up do you use to tell the search engines: “This is a main menu.”? There are many guides on how to do this on the internet and the answers are beyond the scope of this blog post. I will say, however, that technologies such as Flash, Java, and JavaScript are unable to be used as markup and should be avoided if you hope to have your web site properly indexed by the search engines.

The Bottom Line

If you facilitate indexing by the search engines, there is a higher likelihood they will get it right and return your page as the first result for exactly the right query. This can be accomplished with little or no negative drawbacks on the design (if you have the right tools, some training, and are motivated). Furthermore, this is likely going to make your potential clients very happy: the first result was exactly the answer they were looking for and the design led them directly to the answer. This, to me, is the definition of a web page optimized for search engines: your page is the first result for specific queries and the design makes the answer clear.

I would estimate 90% of all web sites would benefit from this kind of web site optimization. Although at that point, they would all be equally optimized rather than equally un-optimized and the benefit could be nil.

Bruce Clay has an excellent description of the search engine optimization process.

Bibliography:

The University of Chicago. The University of Chicago Press, Chicago 60637. 1982.
The Chicago Manual of Style. Chicago: The University of Chicago Press.

El otro día alguien me preguntó si realmente conseguíamos clientes a través de Internet. La respuesta es un “sí” rotundo y claro, pregunta siguiente: “¿Y cómo los consigues?”

Una personalidad cibernética

Conseguir clientes por Internet no termina con salir primero en Google. Hace falta tener una personalidad cibernética, por decirlo así. Los visitantes a tu web, tus posibles clientes, necesitan alguna manera de comprobar que eres quién dices que eres. Necesitan comprobar tu personalidad antes de iniciar un contacto contigo, y hay varias maneras de crear una personalidad cibernética:

  • Crear una web personal
  • Llevar un blog (ya lo estás leyendo)
  • Participar en foros y listas de distribución (LISTSERVs)
  • “Donar” contenidos a otros webs (siempre que aparezca tu nombre)
  • Lograr que tus datos aparecen en las webs de otros (como referencia, siempre que hablen bien de ti, por supuesto)
  • Publicar artículos que demuestran todo lo que sabes y en qué campos te especializas

En mi caso cuando alguien me quiere “investigar” metiendo mi nombre en Google, aparecen muchos resultados y pueden llegar a tener una idea sobre quién soy y si concuerda con lo que digo en mi web personal. De esta manera el posible cliente tendrá una cierta confianza, lo suficiente como para ponerse en contacto con nosotros y basado en la interacción posterior, contratarnos (o no).

No pretendo que todos los que se ponen en contacto con nosotros se conviertan en clientes, ni que nos estén llegando correos todos los días, pero sí llegan y con la frecuencia suficiente como para mantenernos vivos. Así que cuando otros hablan de la dedicación que hay que tener para salir primero en los buscadores, yo iría más allá y hablaría de la dedicación que hay que tener para tener una personalidad cibernética y de confianza.

Por cierto, lo publiqué el otro día pero aprovecho para repetirlo ya que tuvimos un pequeño problema con la página… Publicamos nuestro proceso de desarrollo de aplicaciones web que, aunque no vayas a trabajar con nosotros, podría serte de interés.

[Traducción del post “Note From Boss to Employees” – cambio ‘jefes’ por ‘clientes’ ya que soy el dueño de la empresa y nuestros clientes pueden comportarse como nuestros jefes]

  1. A veces siento mucha presión por parte de nuestros clientes; presión que pocas veces deberías sentir tú. Agradezco cualquier cosa que puedas hacer para agilizarme mi trabajo como jefe.
  2. Tus necesidades me importan, pero comprende que también estoy practicando malabares con los intereses y sentimientos de mucha gente, incluyendo individuos fuera de nuestro [entorno laboral].
  3. Seguramente no recibí la formación necesaria antes de hacerme jefe. Como consecuencia, he tenido que aprender a base de palos. Éso no es siempre malo. Gran parte de las responsabilidades que me corresponden se aprenden mejor en la práctica.
  4. Si ahora soy tu jefe cuando antes teníamos el mismo puesto, comrende que ser tu jefe ahora supone el mayor reto que tengo. Tu apoyo ante tal reto significa mucho.
  5. Meteré la pata, no cabe duda. Por favor, en estos casos, tenme la misma paciencia que me pidas a mí cuando tú la metas.
  6. Si cometo un error obvio o estoy a punto de hacerlo, por favor, dímelo. No me lo insinuas. Dímelo a la cara.
  7. A mí no me gustan las sorpresas desagradables. Infórmame de las malas noticias cuánto antes. (Cosas que tú crees que me serían obvias igual no me lo son. Por otro lado, te sorprenderías la rapidez con la que me llegan los chismes.)
  8. Espero que tomes la iniciativa. Si insistes en pasar la pelota, voy a empezar a dudar de tu papel en la empresa.
  9. Debes preguntarme si no sabes qué hacer. Por otro lado, tampoco tendría que enseñarte las cosas repetidamente.
  10. Respetemos el tiempo que disponemos cada uno. Todos tenemos mucho trabajo que hacer. Cuanto más breves sean las interrupciones, mejor, y más felices estaremos todos.
  11. No permitas que mis metas te obliguen a un comportamiento no ético. Tienes mi permiso de seguir un comportamiento ético en todo momento, diga lo que diga yo.
  12. Si en algún momento a cualquiera de los dos no nos gusta el rendimiento del otro, hablémoslo.

Gracias a Seth Godin por recordarnos que siempre merece la pena producir resultados de alta calidad, y por el enlace a este post.

Hace poco escribí una crítica de un periodista que aparentemente no sabía cuánto costaba una web profesional. Él creía que pagar 80.000€ al año para llevar una web de una consejería era una barbaridad pero al leer las condiciones, me pareció a mí lo justo y expresé el porqué en un artículo anterior. Ahora, intentaré contestar la pregunta original (¿Cuánto cuesta una web profesional?), pero en términos un poco más generales.

Respuesta general: entre 500 y 500.000 euros para la creación inicial y entre 20 y 5.000 euros por mes para el hosting. La cuantía del mantenimiento de los contenidos (actualizaciones de textos, noticias, gráficos, etc.) dependerá de muchos factores y es imposible estimarlo aquí. En general, uno se tiene que preguntar cómo le beneficiará tener una web. En algunos casos, merece la pena gastar 20.000€ para conseguir un diseño único y que comunique en mensaje muy concreto. En otros casos, no hace falta nada más que una simple tarjeta de presentación.

La web más barata (gratis)

Hay muchas empresas que ofrecen webs gratuitas. En la gran mayoría de los casos, esto significa que tú montas la web. Tú tienes que abrir una cuenta con la empresa, crear todas las páginas, escribir todo el texto de cada página, sacar y “subir” todas las fotos y otros elementos gráficos, etc. Algunas de estas empresas incluyen:

Las contras de las web gratuitas

  • La URL es demasiado larga (y difícil de recordar, deletrear por teléfono)
  • La URL canta “soy tacaño”, que para algunos es una cosa buena, pero para otros equivale a “soy chapuza”
  • Puede que la web no esté indexado por los buscadores (y por lo tanto, no aparecerá en los resultados de Google, Yahoo!, MSN y los demás, y luego no la encontrarán tus posibles clientes)
  • La presentación (el diseño) está completamente restringido a las opciones que ofrecen
  • No se puede añadir funcionalidad personalizada (bases de datos, catálogos, carritos de la compra, etc.)
  • Muchas de estas webs incluyen anuncios, quieras o no
  • Puede que no incluyan estadísticas sobre el tráfico (quién visita y cuándo, desde dóndes, etc.)
  • Las empresas se reservan el derecho de usar, y posiblemente vender, tu contenido sin recompensa alguna
  • No ofrecen ninguna garantía de disponibilidad (¿cuántas veces por mes falla tu propio ordenador?)
  • Y muchas más razones igualmente significativas (artículo en inglés)

En fin, creo que una web gratuita para una empresa no compensa, no te saldrá rentable ya que tendrás que invertir demasiado tiempo en montarla, llevarla, diseñarla, y no en las muchas otras actividades que sí corresponden a un gerente de empresa o responsable de departamento. Tampoco le servirá porque es probable que el diseño no comunique el mensaje que desee. El diseño (los colores, selección de tipografía, organización de los elementos gráficos, etc.) comunica más que el texto en sí y es muy importante trabajar con alguien que se especializa en ese campo a la hora de montar una web.

Webs de 500 a 2000 euros

Esta categoría de web suele ser el producto final de personas con poca formación y/o experiencia en el campo. Se suelen crear con programas como Front Page, Dreamweaver, o a base de sistemas de publicación como Mambo/Joomla/PHP-nuke y casi siempre utilizan plantillas para el diseño procedientes de Template Master o Open Source Web Design. Y a veces, la web está hecha completamente en Flash (lo cual perjudica casi todos los aspectos comunicativos que aporta la web: reusabilidad de contenidos, indexación por los buscadores, actualizaciones fáciles y sin la intervención de un especialista, oscuridad completa para usuarios con problemas de vista, etc.).

Sin embargo, una web de esta categoría sí tiene su sentido y si está bien pensada e implementada, puede ser una opción válida para una empresa con pocos recursos.

¿Qué se debe esperar por 500 a 2000€?

No se debe esperar mucho. Aquí tienen unos ejemplos:

Webs de 2.000 a 9.000 euros

Suelen incluir adaptaciones (personalizaciones) a sistemas de publicación como Joomla, incluir un diseño totalmente personalizado, y estar preparados para su indexación por los buscadores (y si los contenidos están bien preparados, salir entre los primeros resultados de Google). Ten en cuenta que no dispongo de datos reales de las webs que cito aquí sino que estoy estimando basado en mi experiencia.

Webs de 9.000 a 22.000 euros

Son webs que incluyen alguna funcionalidad única (interactiva), creada sólamente para la web en cuestión o incluyen algún tipo de comercio electrónico (permiten que el usuario realice una compra introduciendo su tarjeta de crédito, la cual se procesa en tiempo real). Normalmente disfrutan de un diseño también totalmente personalizado. Reitero que estas son muestras basados en adivinanzas mías. No dispongo de ningún dato real sobre los costes reales.

Webs de 22.000 a 500.000 euros

He visto (y participado como cliente en) dos webs que entran en esta categoría. Una costó 600.000 euros y la otra 100.000. Los costes vienen a raíz de una serie de funcionalidades únicas que no existen en el mercado y que se tienen que crear. Incluyen sistemas de copias de seguridad en caso de averías, gestores de contenidos con opciones de versiones (para poder tener varias versiones de una sóla página, por ejemplo), y muchas más opciones avanzadas que normalmente no se ven ni se necesitan. A parte de la funcionalidad, incluyen diseños totalmente personalizados (y muy estudiados) para realmente captar a los posibles clientes o por lo menos comunicar un mensaje muy claro a los visitantes.

¿Cómo saber cuánto pagar?

Antes de preguntar a alguien cuánto cuesta una web (porque ya ves que todo depende), pregúntate a ti mismo cuánto tienes para invertir. Después, haz una lista de los contenidos y funcionalidades que quieres y de ahí, acércate a una empresa que se dedica a la creación de webs (o de desarrollo si es una web complicada) y entrégales la lista diciendo que tienes x dinero y si lo pueden hacer y si no, qué tendrían que quitar para entrar en tu presupuesto.

Si se temen decir cuánto tienen para gastar, entrega la lista primero y pide un presupuesto, pero por favor, que sean realistas con sus expectativas.

Exención: Soy socio en una empresa de desarrollo de aplicaciones web. Llevo más de 15 años en el campo de desarrollo. He visto la burbuja de Internet nacer, crecer, y explotar y he visto varias empresas que trabajan en este campo hacer lo mismo. Si me pides un presupuesto y no es lo que esperabas, por favor, ten en cuenta que conozco este campo y lo que hace falta para que sobreviva una empresa que se dedica a esto y no lo tomes mal. No me ofenderé en absoluto si terminas trabajando con otra empresa, pero tampoco te prometo que vaya a ser una experiencia enriquezadora.

Y para que luego no digan que esto es sólamente para promocionarme, anoto unas empresas de desarrollo (sí, estoy enlazando a mi posible compentencia) aquí en Gran Canaria:

[En español más abajo]

I belong to a group of entrepreneurs who meet once per month to have dinner and discuss a variety of topics related to owning and running a business. In December 2006, I suggested we define a topic of conversation to give the dinner better focus. I suggested that at the next dinner we all talk about time management (something I struggle with on a daily basis).

Having made the suggestion, I was then asked to prepare a brief introduction to the topic to get the conversation rolling. What follows are my notes from before and after the dinner. This is one of the very rare posts I’ll be doing in both Spanish and English so enjoy!

As a reference, we emailed [several articles][joelsploeng] that piqued our interest in [Time Management][ioltech]:

[joelsploeng]: http://www.joelonsoftware.com/articles/fog0000000339.html “Fire and Advance by Joel Splosky”

[ioltech]: http://www.ioltechnology.co.za/article_page.php?from=rss_IOLTechHome&iSectionId=2883&iArticleId=3593498 “Interruptions at work cost billions – study (in English)”

**Here are my notes in English**

When I was asked to give a brief presentation on Time Management, I chuckled silently. I had suggested the topic precisely because it was an area where I felt I needed improvement.

My primary concern is that I find it difficult to bill more than 20 hours per week. I need to minimize the myriad distractions so that I can spend more time billing (although there is a valid argument that I shouldn’t be billing anything but rather coordinating the time of those who work for me).

As a developer, I need long periods of uninterrupted time in order to be able to produce code.

As the boss, I need shorter periods of time to do paperwork, review reports, and coordinate the time of others.

As a husband, I need a variety of time periods….

As a human being, I need time to laugh and have fun!

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Prior attempts at self-organization
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* Handspring Treo __with alarms__
* dotProject (project management system)
* Outlook and their ilk (Calendar, To Do, etc.)
* A notebook or notepad with lists of things to do (works amazingly well)
* Using my cell phone as all of the above
* Delegating tasks

Nevertheless, I still find it difficult to estimate the time needed to complete projects, I arrive late to some meetings, and I end up working more hours than I probably should (like right now!).

Types of time that would benefit from Time Management
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* Anual business cycles
* Why wait till the last minute to organize knowing ahead of time that government subsidies are usually announced between March and June?
* Likewise for tax filings and other financial obligations.
* And likewise again for “puentes” (three-day weekends) and other holidays. It seems like we always wait until the last minute to plan for these things.
* The workday
* A million things jump to mind when I’m working and I have to fight to keep from allowing them to distract me from the task at hand
* The workday of those around you
* Our employees, vendors, and clients… We can try to mold their time to our schedule.

Ways of optimizing your time
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* I get lots of work and documentation via email and need to leave my email client open while working. By default, my client is set to check mail every 15 minutes. I changed it to every 5 minutes, but then realized that what I needed was to change it to once per hour.
* Set my chat client status to “busy” (“very busy” if such an option exists)
* Turn my phones completely off and allow calls to go straight to voice mail, _that’s what it’s there for!_
* Close my office door
* Create a comfortable work environment (in my case: good music, a cup of tea and some cookies)
* Have a comfortable desk and chair to work at, and a desk big enough to spread out all of the diagrams and tables I use to document my work
* Prioritize my objectives __and achieve them__
* Start doing something every day and __get something, anything done__
* Share work with others to keep from getting bored and tired
* Plan small distractions to keep my mind fresh
* Exercise
* Go for a brisk walk
* Watch a little television
* __DON’T__ work nor use the computer
* Plan time for being spontaneous (or rather, plan extra time for tasks so that if time is left over and you feel like being spontaneous, you can be)
* Transform any possible distraction into an action item and then either do it and move on, or don’t, but either way, scratch it off the list

General ways of optimizing time
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* Schedule meetings one opening out from your next available opportunity (thus leaving some free time for being spontaneous or for catching up on something you did not plan for)
* Judge, without fear, and eliminate that which is of little or no interest: be pragmatic
* For longer projects, hold periodic status meetings in which each person simply gives a “percentage” progress update on the tasks they’ve been assigned. As soon as someone starts trouble-shooting or looking for solutions, ask that person to schedule another meeting for that task.
* Comunicate what’s on your plate to your “collaborators” at the start of every week. Collaborators include anyone you have any interaction with since in one way or another they represent opportunities to optimize your time.
* Do things right (from the start) or __don’t do them at all__

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Pertenezco a un grupo de emprendedores que se reúnen una vez al mes para cenar y debatir cosas relacionadas con ser empresario. En diciembre de 2006 sugerí que en cada cena se definiera en tema de conversación para sacarle más provecho de la cena (para aquellas veces cuando no había ninguna presentación especial). Sugerí que en la siguiente cena que habláramos de la gestión del tiempo (algo que no domino).

Habiéndolo sugerido me pidieron que preparara una breve introducción al tema para darle un empujón a la conversación. A continuación presento mis apuntes de antes y después de la cena. Esta es de las pocas veces que publicaré cosas en inglés y en español así que disfruta de ello.

Una semana antes de cenar, compartimos por correo electrónico [unos artículos][joelsplo] para picar el interés [la gestión del tiempo][ioltech].

[joelsplo]: http://spanish.joelonsoftware.com/Articles/FireAndMotion.html “Disparar y avanzar por Joel Splosky”

[ioltech]: http://www.ioltechnology.co.za/article_page.php?from=rss_IOLTechHome&iSectionId=2883&iArticleId=3593498 “Interruptions at work cost billions – study (in English)”

**Aquí tienen mis apuntes en Español**

Cuando me pidieron hablar sobre cómo organizar el tiempo, me reí por dentro… Había sugerido yo el tema precisamente porque lucho a diaro por dominar mi tiempo y es algo que por norma general, más fallo y que se podrá mejorar. Yo necesito ayuda y por eso lo sugerí como tema de conversación.

Mi preocupación principal es que no logro facturar más de 20 horas por semana (trabajar horas que se pueden cobrar a los clientes), como mucho, y necesito minimizar las distracciones al máximo para poder facturar más (aunque se podría argumentar que ni debería estar “facturando” yo sino que dirigiendo a otros).

Como programador me hacen falta largos ratos de máxima concentración para poder producir código y documentación.

Como gerente me hacen falta ratos cortos para organizar los papeles, revisar informes, y coordinar el tiempo de nuestro equipo interno y de los proveedores.

Como marido me hacen falta todo tipo de rato…

Como ser humano me hacen falta momentos de diversión, ocio.

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Intentos de organizarme
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* PocketPC __con alarmas__
* dotProject
* Outlook (Calendar, To Do)
* Libreta de apuntes con lista de quehaceres
* Mi móvil
* Delegación de tareas

Sin embargo sigo estimando mal la duración de proyectos, llego tarde a ciertas citas, y termino trabajando muchas más horas de lo que normalmente correspondería (creo).

Tipos de tiempo que disfrutarían de gestión
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* Ciclos anuales
* ¿Para que esperar para organizarse si se sabe de antemano que las subvenciones se anuncian entre marzo y junio?
* Lo mismo para la declaración de la renta y otras obligaciones financieras
* Lo mismo para los puentes y las vacaciones. Me parece que siempre terminamos esperando a última hora para hacer reservas y tal…
* Horas laborales
* Se me ocurren miles de cosas a la vez cuando estoy trabajando y lucho por no dejarme distraer
* Horas laborales de los demás
* Nuestros empleadoes, proveedores, y clientes… Siempre podemos intentar que sus horarios se acoplen a nuestras necesidades.

Formas y técnicas de optimizar el tiempo
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* Configurar mi cliente de correo electrónico para que revise si hay mensajes nuevos una vez por hora (en lugar de cada 5 minutos)
* Poner mi estado en mi cliente de chat en Ocupado
* Permitir que las llamadas se desvíen al contestador automático (o me dedico a una tarea o me dejo distraer…)
* Cerrar la puerta de mi oficina
* Preparar mi entorno (en mi caso: poner música, preparar una taza de té y con unas galletas)
* Tener un lugar cómodo para trabajar (una silla cómoda y una mesa lo suficientemente grande para extender papeles, diagramas, etc.)
* Ordenar mis prioridades __y cumplirlas__
* Todos los días arrancar y hacer __algo__
* Compartir labores con otros para no cansarse
* Distraerse un poco para despejar la mente
* Ejercicio
* Dar un paseo
* Ver la tele
* __NO__ trabajar ni usar el ordenador
* Planificar tiempo libre y para ser espontáneo
* Convertir cada posible distracción en una acción y luego, o se hace o no, pero de cualquier manera, se tacha de la lista

Formas y técnicas más genéricas
——————————-

* Citar reuniones un poco más allá de la próxima oportunidad disponible en la agenda (dejar siempre un hueco libre)
* Juzgar sin miedo y acaba con aquello que no te interesa o que te interesa poco (ser pragmático)
* En proyectos a largo plazo, celebra reuniones en las cuales se comunica el estado del progreso y si alguien quiere entrar en detalle o buscar una solución para x problema, que organicen otra reunión para hacerlo.
* Comunica tus tareas a tus colaboradores cada semana. Defino colaboradores como socios, empleados, proveedores y clientes ya que de algún que otro modo toda transacción es una venta.
* Hacer las cosas bien desde principio o __no hacerlas__

This is probably one of the posts I’d like to have translated into Spanish because I am so grateful for the experience.

I joined Clevernet in January, 2005. For the first 9 months, Uli and I basically worked as independed consultants helping each other out with proposals, but billing independently.

About 9 months later (September, 2005), I wrote a business “vision” document (PDF, 88 KB) to try and provide us with some guidance and direction as a team rather than just thrashing about trying to keep our heads above water and not really getting anywhere. Yes, we’re posting something many companies would consider sacred. We don’t believe it contains much more than common sense, though, so I don’t believe we’re giving away the farm by doing this.

In December, 2005 (one year ago) I saw an ad on TV for something called Gran Canaria Emprende. It’s a free training program for entrepeneurs. In fact, it’s better than free: at least one of the participants ends up 5,000€ richer and the rest at least 1,000 through government subsidies. Add to that the fact that you can learn as much as you want (for the following 2 years) and it seems like a bit of a dream come true.

Not much of a difference between “earn” and “learn”

Participantes y Efrén

The program was run by a small team of specialists out of an office by the same name (Gran Canaria Emprende) and run by the Cabildo de Gran Canaria, a government office with jurisdiction over the island of Gran Canaria (the “Cabildo” corresponds approximately to a county government). Each island has its own Cabildo.

Lots of participants

The program starts around the end of January and runs for about 4 months. It consists of about 9 hours of class per week plus 2 hours of private consultation. There are two “modules” to the program:

  • Módulo de creación (“Start-up” module for businesses that have not yet incorporated)
  • Módulo de consolidación (“Consolidation” module for businesses that have incorporated but within the last two years)

We signed up for the Consolidation module having incorporated just short of 2 years prior. Each week, roughly, we studied a different topic related to consolidating a business:

  • Marketing
  • Finance
  • Legal Questions
  • Technology
  • Accounting (wonderful)
  • Environmental Issues
  • More…

And the final paper was a Consolidation Plan (in Spanish, PDF 464 KB). Yes, we’re posting a mildly edited version of our consolidation plan. Please don’t laugh too hard.

At the end of the program, the consultants (the trainers) are all available for free consultation for the next two years. I even have their cell phone numbers. Wow!

Search Engine Optimization

More participants

During the course there was one week where we didn’t have a class planned and we weren’t on vacation. I offered to give a talk on Search Engine Optimization. It met with some success. I was then asked to give the same talk at the Día del Emprendedor event organized by the Consejería de Economía y Hacienda del Gobierno de Canarias. That too appeared to be successful but I’m waiting for an opportunity to do it again. Any takers?

Día del emprendedor

I was also fortunate enough to have been invited to a start-up mash-up held at the University of Las Palmas and organized by the Instituto Tecnológico de Canarias, S.A.. It was a good exercise, a bit like speed-dating for entrepreneurs, which forced me to “hone” my sales pitch (which is difficult when you don’t have a specific product you’re selling) but hasn’t, as yet, led to any sales. My (empty) chair is on the right-hand side of the picture, with my laptop open on the table.

Encuentro empresarial

The end of an era

We’re now nearing the end of the execution of the consolidation plan. Things have definitely improved inside Clevernet. We have a clearer division of labor and some standard business processes are in place, but we’re struggling with the creation/sales and marketing of our products, and we also still struggle with time-management (we spend too much time talking things out rather than doing a quick analysis and drawing a conclusion, right or wrong).

In spite of the risk involved, we’ve decided to post the vision document, the consolidation plan, and a candid view inside the company for two reasons:

  1. Link bait (to help drive traffic to our sites – generates business leads)
  2. Community building (we’d like input from people in similar situations, including our clients, we really, really want to succeed)

At present we have more work than we can do alone (so we’re doing something right) and are actively recuiting an experienced Web Developer (which would bring the total staff to 4 – 100% increase in just one year). However, the consulting business seems to max out at around 20 people and we’d like to turn the corner to selling products as soon as possible. Your input, especially if you’ve read the vision document and consolidation plan, may be very helpful.

A word about my business partner, Ulrich Schlegel

In closing, I’d like to point out that Uli is one of the best Windows Administrators that I’ve ever worked with, and I’ve worked with quite a few. I’m very confident in his abilities and if a team of technicians ever had a chance at success in this situation, it would have to be us.

Thank you for taking the time to read through this long post (and the documents) and we hope you find the information useful.

And thank you Spain (el Cabildo en particular) for giving us this opportunity to succeed!

My business partner, Ulrich Schlegel, is from Essen, Germany and when I joined the company in 2004, I was taking German at the State Language School of Spain. When practicing my German, I found myself saying “meine firma” quite frequently. Later on, when planning this blog, I thought that that might be a nice way to communicate the multi-cultural nature of running a company here in the Canary Islands (which has a fairly high number of foreigners, Germans in particular).

[English]

At Clevernet we set up a Google Custom Search Engine that only searches web sites run by the Spanish government. This can be very useful for finding “official” resources.

http://www.clevernet.biz/encontrar.htm

[Español]

Aquí en Clevernet, lanzamos un buscador personalizado de Google que restringe las búsquedas a las webs de las administraciones públicas del gobierno español (y las autonomías, provincias, etc.). El buscador facilita la búsqueda de recursos de fuentes “oficiales”.
http://www.clevernet.biz/encontrar.htm